OfficeHub und Zapier

Zapier ist für viele der erste Kontakt mit Automatisierung, und das zu Recht. Ein Auslöser, ein paar Aktionen, fertig ist der Zap. Ohne eine Zeile Code und mit einer riesigen Auswahl an angebundenen Apps. Wir haben mit Workflow-Tools dieser Art lange gearbeitet und viel gelernt.

Gerade zum Ausprobieren ist das ideal. Ein Zap zeigt in kurzer Zeit, ob ein Anwendungsfall einen Empfänger hat, und läuft danach verlässlich und nachvollziehbar.

Wann du OfficeHub nicht brauchst

Wenn du genau weißt, welche Abläufe du automatisieren willst, diese Abläufe vollständig ohne menschliches Urteil auskommen und du Freude daran hast, sie selbst einzurichten und zu pflegen, bist du mit Zapier gut bedient.

Wo es kippt

Ein Zap bildet genau einen Weg ab: Wenn das passiert, tu dies. Kundenkommunikation kennt aber viele Wege. Mit jedem neuen Fall entsteht ein weiterer Zap, und irgendwann laufen Dutzende davon nebeneinander, von denen niemand mehr genau weiß, welcher was tut. Wir kennen das aus eigener Erfahrung.

Außerdem reagiert ein Zap auf ein Ereignis, nicht auf eine Geschichte. Er weiß nicht, dass der Kunde letzte Woche schon angerufen hat oder dass das Angebot noch offen ist. Und weil Zapier nach ausgeführten Arbeitsschritten abrechnet, wachsen die Kosten mit dem Volumen.

Was OfficeHub dann macht

OfficeHub denkt nicht in Auslösern, sondern in Vorgängen. Eine neue Nachricht wird zuerst dem richtigen Vorgang zugeordnet, und aus dem Stand des Vorgangs ergibt sich, was jetzt zu tun ist. Den Standard erledigt OfficeHub, den Sonderfall bekommst du mit allem Kontext.

Wenn dir die Zeit fehlt, all diese Zaps selbst zu bauen und zu pflegen, ist OfficeHub für dich wie geschaffen.

Zusammenspiel

Zaps für einfache, feste Abläufe können bleiben, etwa wenn ein Formular in eine Tabelle geschrieben wird. Alles, was Kommunikation mit Kunden ist, läuft über den Vorgang in OfficeHub.